En del av kommunikasjonen på arbeidsplassen, som gjerne blir undervurdert, er «kaffepraten» rundt kaffemaskinen før en begynner med dagens gjøremål. Det er ikke bare viktig for å dekke de sosiale behovene, men også for å fremme effektivitet. På arbeidsplassen foregår kommunikasjon både fra ledelsen og ned, men også mellom kollegaer. Det kan betraktes som et skille mellom formell og uformell kommunikasjon. Eksempler på dette kan være at leder annonserer noe til avdelingen sin, eller når to kollegaer har en samtale. Dagens samfunn er mer digitalisert enn noen gang, dette blant annet grunnet covid-19 pandemien. Et sentralt spørsmål er hvordan dette har påvirket kommunikasjon i organisasjoner, og i neste omgang om dette har hatt noe å si for trygghet og trivsel hos ansatte.
Hvordan lykkes med god kommunikasjon på arbeidsplassen?
For å lykkes med god kommunikasjon på arbeidsplassen, er det først og fremst viktig at budskapet blir kommunisert klart og tydelig. Et eksempel på utydelig kommunikasjon er at arbeidsgiver sier til arbeidstaker at en ikke skal gå hjem før kunden har fått produktet sitt, samtidig som en ikke belønner overtid. Dette vil kunne skape forvirring hos ansatte, fordi det forventes å være lengre på jobben om kunden krever det, samtidig som en ikke blir belønnet for ekstra innsats. Det vil kunne oppfattes som motsigende signaler og skape sprik mellom hva en mener at en føyer atferden sin etter, og hva en faktisk føyer seg etter. Videre kan utydelig kommunikasjon resultere i frustrasjon og konflikt. Dette underbygger viktigheten av å tydelig kommunisere hvilke verdier som er gjeldende i organisasjonen. En tydelig forventningsavklaring og belønning av «riktig» atferd kan hindre klarhet, og fremme trygghet hos arbeidstaker fordi en vet hva som forventes.
Tydelighet i formidlingen er en form for kommunikativ kompetanse. Denne kompetansen innebærer å tilpasse kommunikasjonen til situasjonen en befinner seg i, altså å følge de sosiale normene1. Å lykkes med dette vil være av organisasjonens interesse ettersom at dette kjennetegner effektivitet. Dersom kommunikasjonen ikke er i samsvar med de sosiale normene, kan en i verste fall bli oppfattet som useriøs eller uprofesjonell. Gjeldende normer påvirkes av situasjon og rolle. For eksempel er det gjerne andre krav til kommunikasjon når en samhandler med eksterne samarbeidspartnere, enn egne kolleger. En måte å fremme kommunikativ kompetanse på, er å kurse nyansatte om hvordan det forventes å kommunisere med både interne og eksterne aktører. Slik sikrer en også effektiv integrering i organisasjonskulturen.
Videre vil gjensidig respekt og høflighet påvirke hvordan budskap blir formidlet og mottatt. Som mottaker er det viktig å være en god lytter, slik at avsender føler at den blir hørt. Organisasjonen bør dermed tydeliggjør viktigheten av gjensidig respekt i enhver dialog, da dette er viktig for å utvikle gode kommunikasjonsvaner og informasjonsflyt.
Oppsummert kan vi si at god kommunikasjon på arbeidsplassen oppstår ved:
1. Tydelighet
2. Kommunikativ kompetanse
3. Respekt og høflighet
Hvorfor er kommunikasjon viktig?
Klare roller og arbeidsoppgaver er essensielt for å opprettholde trygghet i arbeidsgruppen, dette refereres gjerne til som gruppepsykologisk trygghet. I dette ligger at medlemmer av en gruppe har en felles opplevelse av at det er trygt å dele meninger og tanker uten å være redd for å bli avvist, straffet eller ydmyket2. Det vil gagne organisasjonen at ansatte føler seg trygge blant kolleger, da sannsynligheten for læring og kreativitet øker. Dette gir også større rom for å diskutere uklarheter, som kan hindre frustrasjoner og konflikter.
Hvorvidt organisasjonen lykkes med gruppepsykologisk trygghet avhenger av organisasjonskulturen, hvor leder står sentralt. Det handler på mange måter om å skape en balanse mellom koseklubb og fryktkultur. På den ene siden er det skal ansatte føle seg komfortable og uredde i organisasjonen, mens det på den andre siden er viktig at de føler seg forpliktet til arbeidsoppgaver og ansvar som inngår i deres rolle. Leder kan sikre dette gjennom tydelige retningslinjer og krav til medarbeidere.
Leder bør:
1. Være tydelig ordstyrer3
2. Holde seg til relevante temaer og tidsrammer
3. Være åpen for idéer og belønne innspill
Covid-19 som trussel for gruppepsykologisk trygghet
De siste tiårene har kommunikasjon i økende grad foregått på digitale plattformer. Denne tendensen har blitt særlig forsterket under covid-19 pandemien. Digitaliseringen har gjort at en kan utveksle informasjon mer effektivt enn tidligere, men ser også ut til å ha implikasjoner for integritet og gruppepsykologisk trygghet. Forskning indikerer at covid-19 pandemien har ført til økt stress knyttet til jobben4. Det kan tenkes at dette har sammenheng med at stadig flere sitter på hjemmekontor, noe som resulterer i mindre sosial kontakt, og dermed også mindre kommunikasjon. Den uformelle og tilfeldige «kaffepraten», som har en rekke positive ringevirkninger, ser altså ut til å forsvinne. Organisasjoner som lykkes med å opprettholde den uformelle kommunikasjonen, eksempelvis gjennom å arrangere felles digital lunsj for de ansatte, vil trolig forebygge stress og belastning, og forsterke trygghet og effektivitet.
Kommunikasjon er altså avgjørende for organisasjoner under normale omstendigheter, men også i kritiske perioder.
Skrevet av: Johanna Grindhaug
Referanser:
- Marion Federl. (2018). Kommunikativ kompetanse. NDLA nasjonal digital læringsarena. https://ndla.no/subject:1:f4581340-52f1-435d-8f99-d5de4e123f70/topic:2:195257/topic:2:3411/resource:1:3413
- Espen. (2019). Gruppepsykologisk trygghet i team – ja takk!: Houge organisasjonspsykologi. https://www.sysehouge.com/2019/01/29/gruppepsykologisk-trygghet-i-team-ja-takk/
- Marion Federl. (2020). Kjøreregler for formelle diskusjoner. NDLA nasjonal digital læringsarena. https://ndla.no/nb/subject:1:51a7271b-a9d5-4205-bade-1c125a8650b5/topic:2:186ce415-6136-4959-967f-b3ef0b84a202/topic:1:012ebb36-b512-4343-aa71-a9d75676423e/resource:c750a226-bec5-4f7e-aa9e-0f86f07c6f15
- Green, S., Howard, G., Perkins, H., Traylor, H.. (2021). Covid-19 and employee psychological safety: Exploring the role of signaling theory. Cambridge University Press. https://www.cambridge.org/core/journals/industrial-and-organizational-psychology/article/covid19-and-employee-psychological-safety-exploring-the-role-of-signaling-theory/66BBF5410B90551A751295F304D6C01B
Illustrasjoner hentet fra: Illustrasjon 1: https://www.freepik.com/free-vector/young-people-standing-talking-each-other-speech-bubble-smartphone-girl-flat-vector-illustration-communication-discussion_10174094.htm#query=discussion&position=12&from_view=search Illustrasjon 2: https://www.freepik.com/free-vector/company-employees-sharing-thoughts-ideas_8270975.htm#query=group%20discussion&position=5&from_view=search