Siste

Hvordan oppnå effektive møter?

Har du vært i en møtesituasjon der du sitter rundt bordet og teller ned sekundene til møtet er ferdig? Har det vært en irriterende person der som aldri slutter å snakke, en leder som ikke er åpen for innspill, eller en person som overkjører ideene dine uansett hva du sier? Du tenker nok nå på en eller flere hendelser hvor du opplevde et møte som totalt bortkastet tid! Du husker kanskje en følelse av frustrasjon som vokste seg større og større, eller en opplevelse av nytteløshet som gjorde at du sonet helt ut og flyktet inn i din egen verden. Fortvil ikke hvis dette er tilfellet, fordi flertallet har nemlig opplevd det samme. Men det betyr ikke at det er «sånn det blir» eller «sånn det skal være». Det er mange ting som kan endres og trenes på for å unngå dette. Interessert i å finne ut av hva det er? Da er det bare å lese videre.

MØTER OG ARBEIDSHVERDAGEN

Møter opptar ofte en stor del av arbeidshverdagen, og kan være nødvendig for å planlegge fremtidige hendelser og/ eller arbeidsoppgaver. Selv om møter kan være viktig for å koordinere arbeid, kan det også medføre misnøye og mye frustrasjon. Møter kan blant annet oppleves som dårlig strukturert, bortkastet tid, meningsløse, domineres av noen få medlemmer eller være uforutsigbare i når de starter og avsluttes1.

Jeg tenker det mest irriterende eller kjedelige med møter er når møter ikke har en agenda i forkant- fordi det ikke gir tid til forberedelser og da sklir det fort ut

Frustrasjonen bak ineffektive møter, slik som sitatet illustrerer, kan i hovedsak unngås ved å benytte strukturer som hjelper med å kontrollere og tilrettelegge for effektiv kommunikasjon 1. For å oppnå dette er møteagenda en nøkkelkomponent. Å ha en tydelig agenda for møtene gjør at alle involverte har en oversikt over hva som kommer til å skje på møtet, og kan forberede og tenke gjennom innspill de ønsker å ta opp i samsvar med agendaen.

Møteagenda er en nøkkelkomponent for effektivitet

Et konkret forslag for å oppnå en tydelig agenda er å utarbeide en struktur som alle møtedeltakere er kjent med, eksempelvis ved bruk av fargekoder. Tema og mål for ulike møter kan være veldig forskjellig, hvor noen møter i hovedsak er ment til å være informative, mens andre sikter etter innspill og ideer fra alle møtedeltakere. Det kan derfor være til hjelp å dele møter inn i ulike fargekoder for hvilken type møte som skal gjennomføres (se illustrasjon under avsnittet). Hvis alle møtedeltakere er kjent med dette systemet, kan de forberede seg til møter basert på dette. For eksempel kan et møte ha fargekoden grønn (møte A), og bety at det skal være et utviklingsmøte med fokus på problemløsning der det vil være ønskelig med delaktige diskusjoner og innspill. Gul fargekode (Møte B), kan sikte til et arbeidsmøte og vise til møtene som er nødvendig for å utføre daglige arbeidsoppgaver. Rød fargekode (Møte C) kan referere til et informasjonsmøte hvor formålet er at deltakerne skal notere seg det som blir sagt, og i hovedsak være mer passiv enn ved de to andre typene.

Godt planlagte møter med en tydelig agenda medfører økt sannsynlighet for at alle deltakere får uttrykt sine synspunkter, i motsetning til at kun noen få dominerer møtet. Det viser seg dessverre at flere møteledere velger å ikke investere i å utarbeide en effektiv agenda for møter, til tross for at et velstrukturert møte kan forbedre effektiviteten1.

KLARE MÅL MED MØTER OG FOKUSERT KOMMUNIKASJON

Langtekkelige møter uten oppnåelse av tiltenkte resultater er å anse som ineffektive. Motsatt vil effektive møter preges av en tydelig plan med et klart mål for møtet. For at man skal oppnå klarhet rundt møteplanen vil det være viktig at møteansvarlig formidler HVA som skal oppnås, HVORDAN man skal arbeide frem mot målet med møtet og HVORFOR det er akkurat de som er involvert i møtet som bør håndtere saken 2. Dette vil sikre at alle møtedeltakere vet hvorfor en sak blir tatt opp, hva som skal fokuseres på og hva som forventes oppnådd under diskusjonen av en sak.

“Effektive møter preges av en tydelig plan med et klart mål for møtet”

Når møteleder har innkalt til et møte med en tydelig agenda og formidlet klare mål for møtet, har det blitt skapt en god forutsetning for effektivitet. Det er likevel flere hensyn som må tas under selve møtet. En viktig komponent her er fokusert kommunikasjon som refererer til” i hvilken grad gruppemedlemmer holder seg til den aktuelle saken under et møte; det vil si om gruppen unngår avsporinger som ikke er relevant for målet/ saken” 3. Viktigheten av dette har blitt understreket av norske topplederteam som fremhevet at avsporinger var den vanligste kilden til produktivitetstap på ledermøter 4. Som illustrert i modellen under dette avsnittet kan disse avsporingene føre til at møtet tar lenger tid enn nødvendig, noe som tilsvarer det røde i modellen. Hvis medlemmene derimot holder seg til temaet, som tilsvarer det grønne i modellen, vil medlemmene kunne komme seg fortere frem til målet med møtet.

Du kan tenke deg at diskusjoner under møter kan være som å spille biljard 2. Når du treffer en kule under spillet kan den treffe andre kuler som så skyter fart i ulike retninger. Kulene som skyter i ulike retninger, kan samsvare med avsporinger fra hovedtema. Møtedeltakere kan få ulike tanker rundt det som blir sagt og komme med innspill som ikke nødvendigvis er relevant for den aktuelle saken. Det en person sier, kan trigge ulike tanker hos enkeltpersoner og slik føre til avsporinger fra hovedtema. Dette er en naturlig del ved menneskers hukommelse, hvor hendelser eller ting kan trigge ulike assosiasjoner 5. Denne prosessen kan føre til kreativitet under en brainstormingsprosess og dermed være positivt, men kan også føre til ineffektivitet når det gjelder å fatte beslutninger og finne løsninger på problemer. Hvor irriterende er det ikke å bruke en hel dag på en løsning som kunne vært kommet frem til på en time?

Hvordan oppnå effektive møter?

Alle ønsker et konkret svar på akkurat hva man kan gjøre for å bruke møtetiden mest mulig effektivt. Samtidig som formålet med møter er å komme frem til løsninger og beslutninger på kort tid, er det også ønskelig med løsninger og beslutninger av best mulig kvalitet. Så hvordan får vi til å både bruke kort tid på møter og samtidig oppnå optimale beslutninger?

“Formål: komme frem til løsninger av best mulig kvalitet på kort tid”

Her avhenger dessverre svaret av mange ulike faktorer ved organisasjonen, medlemmene og den aktuelle situasjonen. Er for eksempel møtedeltakere kjent med problemet? Er det en ny utfordring som har kommet frem i lyset som krever kreativ tenkning? Er det et informasjonsmøte hvor medlemmer skal få fordelt arbeidsoppgaver? Er målet med møtet å følge gamle fotspor, eller er det å fornye det gamle?

Selv om det ikke kun er ett svar på hva som fører til mest effektive møter, er det noen generelle tips man kan følge som gir en god forutsetning for effektivitet og løsninger av høy kvalitet. Følgende syv punkter fremheves 1:

  1. Lag en agenda flere dager i forkant av møtet
  2. Hold møtet på fastsatt tid
  3. Håndter forstyrrende atferd
  4. Oppsummer viktige diskusjoner og beslutninger
  5. Evaluer gruppeprosessen mot slutten av møtet
  6. Skriv referat
  7. Send ut referat

For at alle disse punktene skal gjennomføres effektivt vil det være nødvendig med gode kommunikasjonsferdigheter. Noen komponenter som vil være betydningsfullt for dette er blant annet å:

1. Stille spørsmål
Mange typer spørsmål er betydningsfulle for å fremme diskusjoner i møter, hvor generelt åpne spørsmål er med på å åpne opp for diskusjon mens lukkede spørsmål har en tendens til å begrense diskusjoner 6.

2. Lytte aktivt
Aktiv lytting vil bidra med tilbakemelding til den som snakker for å avklare budskap i kommunikasjonen og fremme diskusjoner. Gode lyttere kommuniserer deres ønske om å forstå budskapet til den som taler fremfor å utelukkende være opptatt av å hevde egne synspunkter 6.

3. Håndtere følelser
Emosjonell kompetanse og håndtering av følelser er viktig for at møter skal bli effektive. Møtedeltakere kan ha forskjellige responser på saker og reagere med ulike følelser. Det vil i den forbindelse være viktig å holde seg nøytral og fokusere på å forstå andres følelser, fremfor å evaluere dem 1.

4. Gi konstruktive tilbakemeldinger
Alle har behov for tilbakemelding for å forbedre prestasjon, men å motta tilbakemeldinger kan være ukomfortabelt. Det er derfor viktig at møtedeltakere oppmuntres til å gi konstruktive tilbakemeldinger. For at andre skal kunne akseptere tilbakemeldinger vil det være hensiktsmessig å fokusere på fremtiden, på spesifikke atferder, læring og problemløsning 1. Hvis en fokuserer på personlighet eller gir en tilbakemelding som er subjektiv, vil det kunne føre til at personen opplever tilbakemeldingen som urettferdig og ikke ønsker å gjøre noe med den 7.

Å stille spørsmål, lytte aktivt, håndtere følelser og gi konstruktive tilbakemeldinger ved møter kan fremme effektivitet. Det kan også bidra til interaksjoner som kjennetegnes av en åpen kommunikasjonsstil der møtedeltakere søker etter forståelse for andres perspektiver samtidig som de hevder egne meninger 7. Dette vil kunne redusere sannsynligheten for at kun noen få deltakere dominerer møtet. I jobbmøter vil også en tilstrekkelig planleggingsfase med nøye gjennomtenkt struktur og en klar agenda skape bedre forutsetninger for effektivitet og for at teammedlemmer ser nødvendigheten av møtet 1.

“Tilstrekkelig planleggingsfase med nøye gjennomtenkt struktur og en klar agenda, samt kommunikasjon som kjennetegnes av åpne spørsmål, aktiv lytting, håndtering av følelser og konstruktive tilbakemeldinger skaper bedre forutsetninger for effektive møter”

HVA KAN STUDENTKONSULENTEN BIDRA MED?

Det er krevende å oppnå effektive møter, og det kan derfor være nyttig med bistand for å kartlegge gjeldende utfordringer. Dette kan Studentkonsulenten bidra med for din gruppe eller organisasjon!
Har du et ønske om å lære mer om effektiv kommunikasjon på møter eller arbeide med å forbedre dette i din organisasjon? Da kan du sende en mail til kontakt@studentkonsulenten.no for en uforpliktet samtale.

Skrevet av: Anja Utklev

Medvirkende: Kristine Naro og Helene Elsheim

Referanser

1- Askay, D. (2017) Communication. I D. Levi (Red.), Group dynamics for teams (5 utg., s. 105-132) SAGE Publications, Inc.

2- Bang, H. & Midelfart, H. N. (2019) Effektive ledergrupper (2 utg.) Oslo: Gyldendal.

3- Bang, H., Fuglesang, S. L., Ovesen, M. R., & Eilertsen, D. E. (2010). Effectiveness in top management group meetings: The role of goal clarity, focused communication, and learning behavior. Scandinavian Journal of Psychology, 51, s. 254. http://dx.doi.org/10.1111/j.1467-9450.2009.00769.x

4- Bang, H., & Øverland, K. N. (2009). Norske toppledergrupper: Hvem er de, hva gjør de og hvor effektive er de? [Norwegian top management teams: Who are they, what do they do, and how effective are they?] Bergen, Norway: Administrativt Forskningsfond ved Norges Handelshøyskole.

5- Gilhooly, K., Lyddy, F. & Pollick, F. (2014). Cognitive psychology. McGraw Hill Higher Education

6- Argyris, C. & Schön, D. A. (1978). Organizational learning. Massachusetts: Addison- Wesley.

7- Cummings, T. G., Worley, C. G. & Donovan, P. (2019). Organization development and change: EMEA Edition. Cengage.