Siste

Hvordan opprettholde og øke motivasjon?

For over et år siden kom koronaviruset til Norge, og den trygge arbeidshverdagen vi er kjent med forsvant brått. Nedstengning førte med seg en rekke utfordringer for bedrifter, og nedbemanningsprosessene har vært mer omfattende enn noen gang. Til deg som har sittet på hjemmekontor under pandemien: Hvordan opplever du en heldigital arbeidsdag? Ettersom at hjemmekontoret har blitt den nye realiteten, blir man naturligvis sittende mer alene. Det er ingen å si hei til på vei inn på kontoret, og man møter heller ingen ved kaffemaskinen. Verst av alt har man ingen å spise lunsj med. Viktige aspekter ved arbeidsmiljøet blir fraværende, noe som påvirker både arbeidsglede og arbeidsmotivasjon.

Motivasjon er ikke bare viktig for den enkelte medarbeider, men også for organisasjoner som helhet

I denne perioden har du kanskje begynt å tenke over hva som motiverer deg til å gå på jobb, ettersom at du trolig har mistet viktige aspekter ved den vanlige arbeidshverdagen. Arbeidsplassen er en av de arenaene hvor vi tilbringer mest tid. De fleste tilbringer 8 timer av dagen på jobb, og dermed er trivsel på arbeidsplassen avgjørende. For både trivsel og engasjement er motivasjon et nøkkelord. Motivasjon er ikke bare viktig for den enkelte medarbeider, men også for organisasjoner som helhet. Hvis organisasjoner har motiverte medarbeidere som både trives og er engasjerte i jobben, kan dette resultere i effektivitet og økonomisk vinning 8. I tillegg jobber motiverte ansatte ofte mer intenst med sine arbeidsoppgaver. De fleste av oss har trolig opplevd å få en helt uinteressant eller unødvendig oppgave, enten i skolesammenheng eller jobbsammenheng. I slike tilfeller gir man kanskje en halvhjertet innsats, og jobber dermed mindre intenst enn man ville gjort dersom man hadde vært motivert for oppgaven. Videre jobber motiverte ansatte gjerne utover det som forventes og det skal mer til for at de blir lei eller gir opp. På bakgrunn av dette rettes stadig større fokus på motivasjon. Vi vet at flere organisasjoner har hatt økonomisk nedgang grunnet pandemien 1, i disse tilfellene blir opprettholdelse av arbeidsmotivasjon hos de ansatte på hjemmekontor særlig viktig. For å jobbe med arbeidsmotivasjon er det midlertidig essensielt å vite hva som ligger i begrepet.

HVA LIGGER I MOTIVASJON?

Motivasjon kan defineres som «psykologiske prosesser som igangsetter, styrer eller opprettholder atferd» 3. Det betraktes som drivkraften som får oss til å handle, og består av tre sentrale komponenter:

  1. Retning
  2. Innsats
  3. Utholdenhet

Tradisjonelt sett er tanken at ansattes motivasjon avhenger av ytre belønning. Men er det slik at jo mer man tjener, desto mer motivert er man? Stadig flere organisasjoner retter oppmerksomhet mot indre motivasjon. Det ser nemlig ut til at de organisasjonene som klarer å stimulere til dette hos sine ansatte, oppnår økt effektivitet og økonomisk vinning. Indre motiverte ansatte har det også vesentlig bedre med seg selv enn ytre motiverte ansatte 4. At arbeidsmotivasjonen avhenger av indre motivasjonsfaktorer fremfor ytre har blitt særlig tydelig det siste året, da mange er påtvunget hjemmekontor. Til tross for at arbeidstakere mottar den samme ytre belønningen som de ellers ville gjort, indikerer flere studier at noe har skjedd med folks arbeidsmotivasjon under pandemien hvor hjemmekontoret har blitt den nye normalen 9.

Organisasjoner med indre motiverte ansatte oppnår økt effektivitet og økonomisk vinning

Hovedskillet er mellom ytre og indre motivasjon

  • Ytre arbeidsmotivasjon handler om at drivkraften til arbeidet ligger i kompensasjonssystemene. Ytre motivasjonsfaktorer vil være lønn og økonomiske incentiver, gode arbeidsforhold og hensiktsmessig ledelse.
  • Indre arbeidsmotivasjon handler derimot om arbeidsoppgavene i seg selv. Indre motivasjonsfaktorer vil være ansvar og autonomi, og opplevelse av arbeidet som meningsfullt og givende.

Ettersom at indre motivasjonsfaktorer har vist seg å være viktigst i mange tilfeller, blir den naturlige lærdommen at fokuset bør flyttes fra å motivere ansatte, til å heller tilrettelegge for at ansatte skal motivere seg selv. En sentral teori å merke seg i tråd med indre motivasjon er Deci og Ryans selvbestemmelsesteori. Teorien hevder at indre motivasjon oppnås når de tre grunnleggende menneskelige behovene autonomi, kompetanse og tilhørighet dekkes 4.

Det er utfordrende å dekke alle disse behovene hos ansatte som blir sittende på hjemmekontor. Først og fremst vil man trolig kunne oppleve mangel på kompetanse, da man blir kastet inn i bruken av ukjente digitale verktøy. Behovet for tilhørighet er midlertidig det vanskeligste å dekke ved hjemmekontor.

Selv om det er vanskelig å tilfredsstille behovene, kan man likevel gjøre grep for å oppnå indre motivasjon. For å skape indre motivasjon kan blant annet arbeidsoppgavene utformes på en slik måte at de ansatte opplever frihet i fremgangsmåte. Leder kan bidra med å sette et overordnet mål for arbeidsgruppen, men la de ansatte jobbe sammen i team for å nå målet. Hvis de ansatte får frihet i fremgangsmåte dekkes behovet for autonomi, samtidig som at behovet for tilhørighet dekkes da de ansatte opplever å inngå i et team som et større felleskap. Når de ansatte får tildelt spesifikke ansvarsområder og oppgaver, inntrer de en avgjørende rolle i teamet. Dette kan gi en opplevelse av at man bidrar til noe viktig, og at resten av teamet avhenger av en. Viktigheten av å oppleve at man bidrar til et større fellesskap kan ikke understrekes nok. Et godt fellesskap er nemlig å anse som en grunnstein i organisasjoner for å oppnå motiverte ansatte. Dette underbygges av en rapport om hjemmekontor fra Akademikerne hvor 80% av respondentene rapporterer at de savner fellesskapet på arbeidsplassen 5.

Et godt fellesskap er en grunnstein i organisasjoner for å oppnå motiverte ansatte

Grunntanken er at motivasjon ligger til grunn for handling, men i mange tilfeller kommer ikke motivasjonen automatisk. Et interessant innspill er at handling fører til motivasjon, som i neste omgang fører til mer handling 2. I dette ligger tanken om at det å handle vil gi en god følelse, som i neste omgang kan ligge til grunn for motivasjon. Essensen å merke seg her er at man ikke alltid kan vente på at motivasjonen skal komme, men at motivasjon i flere tilfeller krever noe av den enkelte. Ved siden av det å handle, er det midlertidig en rekke faktorer man kan ta tak i på arbeidsplassen som vil stimulere til motivasjon hos de ansatte.

Som vi allerede har vært inne på ser vi flere endringer i arbeidslivet og en klar tendens der folk flest sin arbeidsmotivasjon er redusert under pandemien. Halck uttaler i en artikkel:

Det er vanskelig å si noe nøyaktig om hvordan pandemien preger folks arbeidsmotivasjon, men noe rammes åpenbart.

Han benytter seg av ordet «brakkesyke» som en forklaring på dette 9. I dette ligger at man ikke går ut av huset, men heller blir sittende hjemme å jobbe i morgenkåpen. For mange blir det vanskeligere å stå opp om morgenen for å «gå på jobb», og dermed starter arbeidsdagen senere. I neste omgang fører dette til at man også jobber lengre utover dagen. Man jobber gjerne mer intenst uten naturlige pauser, og for mange blir det også vanskelig å legge arbeidet helt til side når kvelden kommer. Antakelsen er at disse tingene visker ut skillet mellom jobb og privatliv, noe som har implikasjoner for både motivasjon og energi. Et utvisket skille mellom de to i utgangspunktet adskilte arenaene virker negativt på jobb- familiebalansen, som igjen har negativ innvirkning på arbeidet. Forskning underbygger at ustabile arbeidstider, distraksjoner på jobb og mindre sosial kontakt i løpet av arbeidsdagen rammer folks mentale helse. Av den grunn blir det særlig viktig å motvirke dette. Ifølge Halck er selvledelse og struktur nøkkelord for å etablere en best mulig arbeidshverdag på hjemmekontoret. I tråd med statistikk som viser at pandemien preger ansattes motivasjon og velvære, kan det også være hensiktsmessig å nedjustere de indre kravene man har til seg selv. Når situasjoner blir mer krevende må vi senke, fremfor å heve, kravene vi stiller oss i tråd med situasjonen og de vi klarer å gi.

Selvledelse og struktur er nøkkelord for å etablere en best mulig arbeidshverdag på hjemmekontoret

HVORDAN OPPRETTHOLDE ARBEIDSMOTIVASJONEN PÅ HJEMMEKONTORET?

1. Skap et skille mellom jobb og privatliv:
Ta på deg arbeidstøy som du ellers ville gjort, spis frokost før du starter arbeidsdagen fremfor underveis, gå en kort tur før arbeidsdagen begynner og finn et fast arbeidssted. Utarbeid også kjøreregler der du for eksempel legger vekk PCen og unngår å sjekke jobbmailen etter klokken 17. En luftetur etter arbeidsdagen kan også være hensiktsmessig da dette gir en følelse av at man kommer «hjem fra jobb».

2. Lag en plan for dagen, og sett noen daglige mål:
Utarbeid en plan for dagen, forhold deg til faste arbeidstider inkludert faste pauser, ta lunsjpause tilsvarende det du ville gjort på jobb og legg vekk arbeidet i lunsjpausen. Ikke dropp pausene, da dette vil påvirke produktivitet, kreativitet og effektivitet. Forskning underbygger at hjernen fungerer best med regelmessige pauser.

3. Oppretthold kontakt med kollegaer:
Ha daglige digitale møter slik at man fortsatt har eksterne forpliktelser å forholde seg til, avtal lunsjpause med kollegaer og ha lav terskel for å kontakte kollegaer ved spørsmål eller ønske om innspill som du ellers ville gått innom en kollega sitt kontor og spurt om.

4. Juster kravene man setter til seg selv:
Juster krav i tråd med arbeidsmotivasjon, utform gjerne delmål. Ikke forvent å alltid oppnå alle mål.

HVA KAN ORGANISASJONER GJØRE FOR Å ØKE MOTIVASJONEN TIL SINE ANSATTE?

Organisasjoner har det overordnede ansvaret for å motivere sine ansatte. Vi vet at fellesskap er avgjørende, og dermed understrekes viktigheten av en god organisasjonskultur 7. I utformingen av kompensasjonssystemer i organisasjoner bør ledere, i dialog med sine medarbeidere, identifisere hva som motiverer den enkelte ansatte, og deretter utforme arbeidet og kompensasjonssystemet på en slik måte som virker motiverende for de ansatte. En forutsetning for å lykkes med å etablere en god organisasjonskultur er også overensstemmelse mellom kultur og kompensasjon. Lønn og økonomiske incentiver er å anse som en forutsetning for å gå på jobb hver dag. Det betyr midlertidig ikke at lønn i seg selv er motiverende. Ansatte som opplever frihet, fleksibilitet og autonomi i arbeidshverdagen, samt en arbeidshverdag som integrerer trening, utvikling og sosiale aktiviteter trives bedre og er mer motiverte for arbeidshverdagen, enn dem som opplever fravær av dette til tross for god lønn. Dette underbygges av studier som indikerer redusert arbeidsmotivasjon hos ansatte på hjemmekontor, til tross for samme lønn. Opprettholdelse av en god organisasjonskultur med et godt organisasjonsklima, vil trolig gi mer motiverte ansatte. På digitale arbeidsplasser blir dette krevende, men gjennom hyppig kommunikasjon på digitale plattformer vil sannsynligheten for å lykkes med dette øke betraktelig. Generelt, men særlig under pandemien, er det viktig å etablere en åpen og aksepterende kultur hvor både ansatte og ledere kan finne støtte i hverandre, og være åpne om hvordan arbeidsdagen oppleves. På den måten etableres et trygt fellesskap hvor en støtter og motiverer hverandre.

Det er viktig å etablere en åpen og aksepterende kultur hvor både ansatte og ledere kan finne støtte i hverandre

Viktig å merke seg er midlertidig at motivasjon er situasjonsbestemt, og at å stimulere til ytre motivasjon er hensiktsmessig i flere situasjoner. Indre og ytre motivasjonsfaktorer fungerer ikke uavhengig av hverandre, men må heller betraktes som komplementære. Det er nemlig slik at både indre og ytre motivasjonsfaktorer må foreligge for at ansatte skal være motiverte.

Leder kan stimulere til indre motivasjon gjennom å:

1. Hjelpe ansatte med igangsettelse av handling for å oppnå motivasjon.

2. Etablere en støttende organisasjon basert på tillit, aksept og anerkjennelse.

3. Gi rom for autonomi, kompetanse og gode sosiale relasjoner på arbeidsplassen.

4. Sette klare mål, og vise nytteeffekten av å nå målene.

5. Gi ansatte mulighet til utvikling i jobben.

6. Investere tid og ressurser i de ansattes personlige utvikling.

Gjennomgående er kommunikasjon nøkkelen til motiverte ansatte, og dermed er medarbeidersamtaler en viktig komponent. Gjennom frekvente medarbeidersamtaler av god kvalitet kan leder gi rom for autonomi og medbestemmelse. De ansatte vil også føle seg sett og verdsatt, ettersom at leder investerer tid og ressurser i deres personlige utvikling. I møte med medarbeidere bør leder være støttende, åpen og inkluderende. For at man skal føle seg nyttig på arbeidsplassen er også feedback og anerkjennelse for utført arbeid viktig. Både ros for det som er bra, men også konstruktive tilbakemeldinger kan virker motiverende. Det er særlig viktig å opprettholde god kommunikasjon og samtale i leder- medarbeider relasjonen i en digital arbeidshverdag. Opplevelsen av å bli sett og verdsatt, og det å få feedback og anerkjennelse er avgjørende når man sitter på hjemmekontoret og kanskje kjenner på følelsen av at arbeidet er meningsløst. Gjennom frekvent kommunikasjon kan man altså opprettholde en viss tilhørighet- og fellesskapsfølelse, noe som kan bidra til opprettholdelse av indre motivasjon for arbeidet.

HVA KAN STUDENTKONSULENTEN BIDRA MED?

Det er bred konsensus om at arbeidsmotivasjon er svært viktig for både den enkelte medarbeider, men også organisasjoner som helhet. Dersom du syntes dette var interessant, og har et ønske om å lære mer om temaet eller arbeide med dette i din organisasjon, kan du sende mail til kontakt@studentkonsulenten.no for en uforpliktet samtale. Det er viktig å spesifisere at tjenestene vi tilbyr er gratis.

Skrevet av: Kristine Naro

Medvirkende: Anja Utklev og Helene Elsheim



Referanser

1- Bougroug, A., Kjos, Ø. K., & Sletten, P. (2021). Økonomisk utvikling gjennom Covid-19. Statistisk sentralbyrå.

2- Burns, D. D. (2020). The Feeling Good Handbook. Penguin Putnam Inc.

3- Haukedal, W. B. (2011). Ledelse og kunnskapsarbeid: motivering av autonome medarbeidere. I S. Einarsen, & A. Skogstad, Det gode arbeidsmiljø (2. utgave) (s. 69). Bergen: Fagbokforlaget.

4- Holm, S. F. (2017, 11.03). Nøkkelen til god motivasjon. Hentet fra psykologisk.no: https://psykologisk.no/2015/10/nokkelen-til-god-motivasjon/

5- Jordell, H. (2020). Hjemmekontor. Akademikerne. https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Organisasjonskultur+-+for+ledere

6- Osnes, L. (2018, 12.04). Slik holder du dine ansatte motivert. Hentet fra Ledernytt: https://www.ledernytt.no/slik-holder-du-dine-ansatte-motivert.6095019.html

7- Osnes, L. (2019, 07.07). Selvbestemmelsesteorien og motivasjon. Hentet fra vi.no: https://www.vi.no/okonomi/tre-grunnleggende-behov-ma-dekkes-for-a-vaere-motivert/71144538

8- Stranden, A. L. (2014, 06.05). Motiverte ansatte gir mer fornøyde kunder . Hentet fra forskning.no: https://forskning.no/ledelse-og-organisasjon-marked-penger-og-privatokonomi/motiverte-ansatte-gir-mer-fornoyde-kunder/564574

9- Sundquist, J. (2021, 23.03). Sånn holder du arbeidsmotivasjonen oppe under pandemien. Hentet fra psykologisk.no: https://psykologisk.no/2021/03/sann-holder-du-arbeidsmotivasjonen-oppe-under-pandemien/?fbclid=IwAR05Dw31N_duMlti_xvWwD3962oRF_lXMuR6_ym2iPsXA0DW5o6x4Gskty0

10- Wiley, J. (2013). Managing Innovation: Integrating Technological, Market and Organizational Change.

11- Einarsen, S., & Skogstad, A. (2011). Det gode arbeidsmiljø (2. utgave). Bergen: Fagbokforlaget.

12- Einarsen, S., & Skogstad, A. (2016). Den dyktige medarbeider (2.utgave). Bergen: Fagbokforlaget.